Dürfen PTA das Apothekenauto für private Fahrten nutzen?
Du kennst es: Kurz vor Feierabend steht noch eine Botendienstlieferung an. Umso ärgerlicher, wenn du danach noch einmal in die Apotheke musst, um das Auto abzustellen. Oder darfst du das Apothekenauto auch für private Fahrten wie den Heimweg nutzen?
Der Botendienst gehört inzwischen bei vielen Apotheken fest zum Service und wird mit 2,50 Euro vergütet. Allein im Jahr 2020 haben die Apotheken hierzulande rund 20 Millionen Botendienste geleistet – Tendenz steigend. Kein Wunder, immerhin geben auch zwei von drei Kund:innen an, den Apotheken-Lieferservice nutzen zu wollen. Wirst du zum Ausliefern von Arzneimittelbestellungen eingeteilt, muss die Apothekenleitung dir in der Regel ein Auto dafür bereitstellen – es sei denn, im Arbeitsvertrag ist geregelt, dass du mit deinem eigenen Fahrzeug unterwegs sein darfst/sollst. Doch darfst du das Apothekenauto auch für private Fahrten nutzen und nach der Auslieferung beispielsweise noch einkaufen oder zum Feierabend nach Hause fahren?
Nur mit Erlaubnis: Apothekenauto für private Fahrten nutzen
Die Apothekenleitung entscheidet, ob das Fahrzeug neben dem Botendienst auch privat gefahren werden darf. Darunter fällt auch der Weg zwischen Apotheke und Zuhause. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Entscheidung schriftlich festgehalten wird, da eine mündliche Absprache im Zweifelsfall schwer zu beweisen ist. Gestattet der/die Chef:in, das Apothekenauto für private Fahrten zu nutzen, sollte außerdem festgelegt werden, ob es eine bestimmte Kilometergrenze gibt, wer für welche Kosten für das Dienstauto aufkommt und ob womöglich auch Dritte damit fahren dürfen. Beide Parteien sollten die Vereinbarung unterschreiben.
Hinzukommt, dass eine Privatnutzung des Botendienstautos zwar praktisch sein kann, aber auch in der Steuer berücksichtigt werden muss. Denn es handelt sich um einen geldwerten Vorteil, wie die Treuhand Hannover klarstellt. Und dieser muss versteuert werden, beispielsweise über die sogenannte 1-Prozent-Regelung. Hatte das Apothekenauto bei der Erstzulassung beispielsweise einen Wert von 20.000 Euro, ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 200 Euro pro Monat (= 1 Prozent), für den Lohnsteuer und Sozialabgaben anfallen. Alternativ kann jede Fahrt über ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden.
Achtung: Erlaubt der/die Chef:in zwar keine private Nutzung des Botendienstautos, hat dies aber nicht schriftlich festgelegt, können trotzdem steuerliche Nachteile entstehen, weil automatisch von einer Privatnutzung ausgegangen wird. Hier dient das Fahrtenbuch als Beleg für die rein dienstliche Nutzung.
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