Abmahnung: Wie lange gültig?
Leisten sich Beschäftigte auf der Arbeit einen Fehltritt, kann dies je nach Ausmaß eine Abmahnung zur Folge haben – vor allem, wenn dadurch gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstoßen wird. Wurde diese einmal ausgesprochen, stellt sich die Frage, wie lange eine Abmahnung gültig ist.
Generell gilt: Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, dient eine Abmahnung als Mahnung – sprich Warnung – für Arbeitnehmende. Das bedeutet, mit dem Schreiben soll auf ein Fehlverhalten beziehungsweise einen Verstoß gegen arbeitsrechtliche Pflichten, beispielsweise in Form von unentschuldigtem Fehlen oder häufigem Zuspätkommen, aufmerksam gemacht werden. Doch damit nicht genug. Denn zugleich wird mit der Abmahnung deutlich gemacht, dass sich dies nicht wiederholen sollte – andernfalls drohen Konsequenzen wie eine Kündigung.
Die Abmahnung muss dabei möglichst zeitnah – am besten unmittelbar – nach Bekanntwerden des Verstoßes ausgesprochen werden, entweder schriftlich oder mündlich, und anschließend in die Personalakte aufgenommen werden. Denn die Warnung soll auch der Besserung des Verhaltens dienen und nicht vorrangig der Bestrafung.
Konkrete gesetzliche Vorgaben, wie lange eine Abmahnung gültig ist, gibt es nicht. Im Gegenteil: Ab wann diese an Bedeutung verliert, richtet sich vor allem nach der Schwere des Verstoßes. Die allgemeine Verjährungsfrist greift dagegen für eine Abmahnung nicht, sodass diese kein konkretes Ablaufdatum besitzt und anders als vielfach angenommen auch nicht nach zwei Jahren automatisch wirkungslos wird.
Abmahnung: (Nicht) unbegrenzt gültig?
Allerdings verliert eine Abmahnung zunehmend an Bedeutung, je länger der Zeitraum ohne erneute Vorkommnisse seit dem Aussprechen ist. Das bedeutet im Klartext: Wurden Angestellte wegen eines Fehlverhaltens abgemahnt und lassen sich danach jahrelang nichts mehr zuschulden kommen, ist die Warnfunktion in der Regel erschöpft und es bedarf bei einem erneuten Verstoß einer weiteren Abmahnung, bevor die Kündigung folgt.
Achtung, nicht verwechseln: Unterschieden wird zwischen der Warn- und der Dokumentationsfunktion. Selbst wenn erstere je nach Schwere des Vergehens nach gewisser Zeit abnimmt beziehungsweise erlischt, kann letztere noch länger bestehen bleiben. Mitunter gilt dies sogar bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses. Auch hier kommt es auf das Ausmaß des Fehltrittes an.
Folglich müssen Arbeitgebende eine Abmahnung auch nicht nach einem bestimmten Zeitraum aus der Personalakte entfernen – sofern sie zu Recht erteilt wurde. Entscheidend ist auch hier, wie schwer der Verstoß wiegt und ob dieser noch eine Relevanz für das weitere Arbeitsverhältnis besitzt. Bei einem leichten Fehlverhalten, das nach zwei bis drei Jahren nicht mehr vorkam, kann oftmals in Abstimmung mit dem/der Chef:in eine Entfernung erzielt werden. Im Zweifel kann diese auch gerichtlich eingeklagt werden.
Übrigens: Dass vor einer verhaltensbedingten Kündigung mindestens drei Abmahnungen erfolgen müssen, ist ein Mythos. Stattdessen genügt laut § 314 Bürgerliches Gesetzbuch eine erfolglose Abmahnung. Bei wichtigen Gründen wie Diebstahl kann sogar ganz darauf verzichtet werden.
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