Kundenkarte in der Apotheke: Was gilt?
Zur Kundenbindung, als Marketinginstrument oder für die Medikationsübersicht – Kundenkarten erfüllen in der Regel gleich mehrere Funktionen und sind daher in vielen Apotheken nicht wegzudenken. Denn auch Kund:innen profitieren davon, beispielsweise durch Rabatte. Doch was ist rund um die Kundenkarte in der Apotheke zu beachten?
Ob im Supermarkt, im Café oder beim Bäcker: Kunden- und/oder Bonuskarten erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Doch während einfache Stempelkarten ohne großen Aufwand ausgehändigt werden können, wird es bei individuellen Kundenkarten schon schwieriger. Stichwort Datenschutz. Schließlich werden dabei persönliche Informationen des/der Kund:in erfasst. Das gilt bei einer Kundenkarte in der Apotheke einmal mehr. Denn dabei handelt es sich gemäß Art. 9 DSGVO um die „Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten“, die unter anderem der Gesundheitsversorgung dienen.
Demnach ist vor dem Ausstellen und Aushändigen einer Kundenkarte in der Apotheke eine Einwilligung des/der Kund:in einzuholen, und zwar schriftlich. Darin müssen Patient:innen genau darüber aufgeklärt werden, welche Daten von ihnen erhoben werden und was damit passiert beziehungsweise wer Zugriff darauf hat. Auf Verlangen der zuständigen Behörde muss das schriftliche Einverständnis des/der Kund:in vorgelegt werden, unabhängig davon, ob die entsprechenden Kundendaten digital bereits gelöscht wurden.
Achtung, Dokumentationspflicht: Die Apotheke muss die unterschriebene Einwilligung aufbewahren, und zwar bis zu sechs Jahre nach dem letzten Kaufvorgang des/der Kund:in.
Kundenkarte in der Apotheke: Datenschutz und Schweigepflicht beachten
In puncto Datenspeicherung und -verarbeitung gilt, dass Kund:innen auf ihren Wunsch jederzeit erneut Auskunft über Zweck und Art erhalten müssen, und zwar schriftlich. Außerdem muss die Apotheke Patient:innen die Möglichkeit geben, Änderungen ihrer personenbezogenen Daten vorzunehmen oder deren Löschung zu verlangen. Jeder dieser Vorgänge ist dabei ebenfalls zu dokumentieren. Zusatzinformationen zu den erhobenen Daten, beispielsweise wertende Kommentare, die für andere Kolleg:innen sichtbar sind, sind tabu.
Sofern die Daten von Filialapotheken auf einem Server gepeichert sind, sodass auch andere Filialen Zugriff darauf haben, muss dies in der Einwilligungserklärung ausdrücklich erwähnt werden. Von Aktionen – beispielsweise Geburtstagsspecials – ist abzusehen, wenn diese nicht in der Erklärung als Verwendungszweck aufgeführt sind.
Hinzukommt die Schweigepflicht, der PTA und andere Apothekenmitarbeitende unterliegen. Sie dürfen somit sensible Kundeninformationen nicht einfach ausplaudern oder weitergeben.
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