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So schützen sich Apotheken vor Retaxationen
Auf das Jahr hochgerechnet verliert fast jede Apotheke einen vier- bis fünfstelligen Betrag durch Retaxationen – darauf weist das Rechenzentrum Noventi hin. Laut deren Daten erhalten drei Viertel aller Apotheken mindestens eine Retaxation pro Monat, manche deutlich mehr. Bei mehr als der Hälfte dieser Fälle kürzen die Krankenkassen den Rechnungsbetrag, im schlimmsten Fall sogar auf null.
Die Ursachen sind vielfältig: Häufig fehlt qualifiziertes Personal, um den Prüfprozess im oft hektischen Arbeitsalltag lückenlos durchzuführen. Hinzu kommen zahlreiche unterschiedliche Vorschriften, Sonderregelungen und Fristen, die es einzuhalten gilt.
Neue Komplexität durch das E-Rezept
Die Hoffnung, dass das E-Rezept das Retax-Risiko spürbar senken würde, hat sich bisher nicht vollends erfüllt. Durch die Vielzahl unterschiedlicher Rezeptarten ist die Komplexität bei der Prüfung stellenweise sogar gestiegen. Umso wichtiger ist es, die typischen Formfehler im Blick zu behalten:
- Formelle Angaben: Fehlende oder unvollständige Berufsbezeichnung der verordnenden Person, Fehler bei Freitextverordnungen sowie unvollständige Betriebs- oder Arbeitsstättennummern.
- Formalien & Fristen: Einhalten der Abgabefristen und Prüfen von Dokumenten (z. B. vorhandener Arztstempel bei Papierrezepten).
- Vertragskennzeichen: Richtige Zuordnung der Sonderkennzeichen und Korrektheit der Daten im Abrechnungssystem.
Schutzmaßnahmen für den Apothekenalltag
Bei hochpreisigen Arzneimitteln lohnt sich das Vier-Augen-Prinzip und eine doppelte Kontrolle. Bei Rabattverträgen helfen die Warenwirtschaftssysteme. Apotheken sollten auf Verstöße gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot achten.
Eine Herausforderung für Apotheken sei, dass sich Regelwerke regelmäßig ändern. „Was gestern noch korrekt war, kann heute bereits kritisch sein. Insbesondere Rezepteinreichungen rund um den Monatswechsel führen immer wieder zu kuriosen Retaxfällen, beispielsweise in Verbindung mit Preisänderungen oder Änderungen von Rabattverträgen.“ Hilfreich sei, das Team für typische Retaxfallen zu sensibilisieren und auf dem aktuellen Stand zu halten. Zudem könnten Inhaber die Beträge der Retaxationen für ein Jahr sammeln und diese rückwirkend mit ihrem Abrechnungszentrum prüfen, um vermeidbare Fehler nicht zu wiederholen.
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